一、表單管理的價值

通常在企事業單位、政府部門的日常業務處理和公文審批中，都是以表格化的紙質單據文件進行的。各個工作節點的參與人在同一張表格中先后填寫信息，從而反映整個工作過程與工作結果。因此，表單可以認為是以表格形式呈現的、描述業務過程的一種單據。對于非政府部門，如制造業企業等，表單往往只是記載了工作內容，并不一定必須以紙質文件進行保管，那么結合信息化系統進行表單的電子化管理，提升工作業務的數據化、規范化和標準化，便于表單核對、統計與歷史數據查詢，既可以提高企業工作業務的效率，也避免了以往大量紙質文件的管理工作。

二、制造業企業表單管理現狀和問題

對于制造業企業而言，實際上已經在不同程度上實現了表單的信息化管理，主要為以下幾種形式：

第一種：紙質為準，電子化表單存儲為輔

企業使用文檔編制軟件，如Office、WPS等來編制各類業務表單，采用文件共享服務器來對電子檔進行集中存儲，而正式文件仍以打印的紙質文件為準，紙質文件進行流轉簽審。這種形式的優點是操作難度低，對人員要求低，容易規模化使用，但缺點也很明顯，即對檔案管理的規范性要求很高，大量紙質文件既占空間，又難查找，很容易出現紙質版本和電子檔版本不一致的問題。

第二種：表單全面電子化

企業通過OA等辦公自動化管理系統，通過專業表單設計工具，通過系統中的電子化流程進行表單的流轉，表單中的數據信息、流程過程都存儲在數據庫中。這種形式的優點是所有數據都集中在數據庫中，不需要管理大量的紙質文件，也能夠通過系統進行快速檢索，缺點是對人員要求相對較高，需要持續的培訓，以保證過程執行的流暢。

以上兩種形式在企業運作中都有存在，也可以看作企業業務數據處理的不同階段，適合不同規模和不同業務模式的企業。對本文中關注的制造業企業而言，業務執行過程中傳遞的數據除了結構化的表單數據外，還可能會有設計、工藝、質檢、生產、售后等多個部門共同參與，表單數據需要與這些部門輸出的圖形數據、文檔資料等進行關聯，這種數據關聯性是上述兩種形式管理的不足之處。

三、三品PLM的業務表單管理特點

三品產品生命周期管理系統（簡稱三品PLM－Product Lifecycle Management）是專門針對制造型企業的產品開發過程提出的解決方案。通過管理與產品相關的信息和過程信息，為產品設計和制造建立一個并行化的協作環境。在對產品相關數據和過程提供管理的基礎上，三品PLM也提供了表單管理的功能，具備了部分OA功能，三品PLM中的表單管理具有以下特點：

企業的表單格式和內容是千差萬別的，三品PLM提供了便捷的表單設計工具，使企業能夠依據業務需要設計個性化的表單。

表單數據在三品PLM中的流轉可以與電子化工作流程實現緊密結合，保證了業務處理過程的規范化，各個環節的參與者都能及時獲取到工作任務提醒。

在三品PLM中，表單中的數據可以和流程中的參與者實現綁定，實現了跨部門應用下，表單信息填寫的準確性和安全性。

同產品相關的圖紙、文檔、物料管理類似，企業的業務表單也隨著編輯、流轉、變更的不同環節，具有對應的生命周期狀態管理。

三品PLM中提供了檢索與匯總工具，企業用戶既可以快速查找單據，也可以根據條件進行統計匯總。